Prowadzenie działalności zawsze jest jednoznaczne z gromadzeniem dużej ilości dokumentów. Część z nich przechowujemy w formie papierowej, posegregowane w kartonach oraz kontenerach. Z biegiem czasu coraz większą ilość dokumentacji przedsiębiorstwa znajduje się także na dyskach twardych komputerów, dyskietkach, płytach CD oraz DVD i różnego rodzaju dyskach zewnętrznych – twardych oraz USB (pendrive).
Raz na jakiś czas warto wykonać dogłębną analizę przechowywanej dokumentacji. Z biegiem lat część z przechowywanych akt na pewno nie jest nam już potrzebna, innych zaś – z różnych względów prawnych, między innymi rozporządzenia o ochronie danych osobowych – nie wolno nam przechowywać po upływie określonego czasu. Jak więc skutecznie zutylizować dokumenty, by nikt niepożądany nie dostał do nich dostępu? Co zrobić, by mieć pewność, że dokumenty zostały zniszczone w sposób w pełni bezpieczny, a przy tym nieszkodliwy dla środowiska?
Z pomocą przychodzą nam firmy, które profesjonalnie zajmują się niszczeniem dokumentów. Dlaczego warto przekazać tę czynność firmie zewnętrznej? Czy to skuteczniejsze i bezpieczniejsze niż samodzielne pozbywanie się dokumentacji znanymi nam sposobami?
Dlaczego by nie zniszczyć dokumentów samemu?
Niektórzy właściciele firm mimo wielu dostępnych rozwiązań opartych na outsourcingu niszczenia dokumentów – decydują się na niszczenie ich samemu, z wykorzystaniem „tradycyjnych sposobów”. Najczęściej do tych tradycyjnych sposobów możemy zaliczać standardowe wyrzucenie dokumentów do kosza – czasem po wcześniejszym ich podarciu. Jednak postępując w ten sposób musimy mieć świadomość, że nie sposób tak drobno podrzeć kartki, by nie dało się z niej już nic odczytać. Szczególnie, jeśli tych pojedynczych kartek jest kilkadziesiąt lub kilkaset. Oczywiście można skorzystać z niszczarki biurowej, natomiast wiele modeli ma ograniczoną wydajność pod względem wkładania ilości kartek na jednorazowe niszczenie, więc nie sprawdzą się w przedsiębiorstwach, gdzie dokumentację liczy się w kilogramach. Zwykłe biurowe niszczarki niestety też często się zacinają i pozostawiają nas z problemem do szybkiego rozwiązania – bo nie chcemy przecież, by dane firmy oraz jej klientów i pracowników dostały się tam, gdzie nie powinny.
Co z danymi zapisanymi na nośnikach elektronicznych?
Tutaj podobnie, jak w przypadku papierowych dokumentów – analogiczne, znane nam sposoby nie zdadzą egzaminu. Nie wystarczy usunięcie dokumentów, które zapisane są na dysku twardym lub dyskietce – doświadczony haker nie będzie miał żadnego problemu z ich odzyskaniem. Warto więc zdecydować się na usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów, by zyskać pewność, że sprzęty oraz inne dokumenty zostały zutylizowane w sposób trwały i bezpieczny.
Outsourcing niszczenia dokumentów – co zyskujemy?
Na szczęście coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na przekazanie obowiązków związanych z utylizacją i niszczeniem dokumentów profesjonalnym firmom oferującym tego typu usługi. Firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów nie tylko zapewnią nam przestrzeganie obowiązujących norm, przepisów oraz rozporządzenia o ochronie danych osobowych, ale także zadbają o ekologię.
Do dodatkowych zalet przekazania dokumentów do niszczenia firmie outsourcingowej można zaliczyć także oszczędność. Dzięki bogatemu wyposażeniu firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów mogą sukcesywnie i skutecznie niszczyć naszą dokumentację, dzięki czemu my nie musimy kupować żadnych dodatkowych sprzętów – wystarczy, że przygotujemy dokumenty do zniszczenia. Warto wspomnieć też o oszczędności czasu – jedyny wkład z naszej strony to czas poświęcony na oddzielenie dokumentów przeznaczonych do utylizacji od tych, które będą nam jeszcze potrzebne. Resztą zajmą się profesjonaliści.
Inne ważne aspekty świadczące o tym, że outsourcing niszczenia dokumentów w firmie to dobra decyzja, to ochrona środowiska oraz możliwość wdrożenia standardu polityki bezpieczeństwa informacji. Warto podwójnie zadbać o bezpieczeństwo, jeżeli w grę wchodzą dane finansowe przedsiębiorstwa oraz informacje o klientach czy pracownikach.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów