Obsługa korespondencji codziennej przez zewnętrzny podmiot – na czym polega?

20 lutego, 2021
slider masowa korespondencja scaled
58
Views

Czujesz, że obsługa korespondencji codziennej powoli przerasta Twoją firmę? Zadanie to możesz zlecić zewnętrznemu podmiotowi. Na czym polega outsourcing korespondencji codziennej? Jak wygląda w praktyce? Czy warto się na niego zdecydować?

Outsourcing korespondencji codziennej – co to jest? Na czym polega?

Korespondencja codzienna to główny kanał komunikacji z klientami. Profesjonalnie przygotowana stanowi wizytówkę firmy i z powodzeniem może pełnić funkcję narzędzia do budowania pozytywnego wizerunku wśród odbiorców marki. Warto więc zadbać o jej najwyższą jakość. Natłok obowiązków sprawia jednak, że pracownicy nie zawsze są w stanie dopilnować wszystkich szczegółów. Obsługa korespondencji codziennej przez wyspecjalizowany podmiot pozwala uniknąć problemów. Na czym jednak polega?

W ramach outsourcingu korespondencji codziennej firma zewnętrza zobowiązuje się do wykonania całości zadań związanych z jej obsługą. Co to w praktyce oznacza? Że to ona zajmuje się wydrukiem korespondencji, jej kopertowaniem, adresowaniem i wysyłaniem do odbiorców.

Pracownicy przedsiębiorstwa muszą jedynie złożyć zlecenie i wgrać pliki z dokumentami. Żeby to zrobić, otrzymują dostęp do panelu klienta. Oprogramowanie nie tylko pozwala bezpiecznie przetransferować dokumenty na zewnętrzny serwer, ale również umożliwia śledzenie statusu zlecenia. Dzięki temu pracownicy doskonale wiedzą, na jakim etapie znajduje się ich korespondencja.

Outsourcing korespondencji codziennej adresowany jest do tych przedsiębiorstw, które wysyłają od kilkuset do kilkunastu tysięcy listów miesięcznie. Co więcej, może one obejmować wysyłkę korespondencji w formie elektronicznej, o ile adresat wyraził chęć i zgodę na komunikację za pośrednictwem poczty e-mail.

Obsługa korespondencji codziennej przez firmę zewnętrzną – co obejmuje?

Outsourcing korespondencji codziennej najczęściej obejmuje zarówno korespondencję wychodzącą, jak i przychodzącą. Oprócz wspomnianych wyżej czynności (wydruk, kopertowanie, adresowanie i wysyłanie) firma zewnętrzna zajmuje się także innymi czynnościami, w tym:

  • odbiorem listów i przesyłek,
  • falcowaniem korespondencji,
  • adresowaniem kopert,
  • ważeniem,
  • taryfikowaniem,
  • frankowaniem,
  • wypełnianiem dokumentacji nadawczej,
  • przekazywaniem listów i przesyłek firmie kurierskiej lub na pocztę,
  • obsługą zwrotów,
  • koordynowaniem przesyłek kurierskich.

Profesjonalna firma świadcząca obsługi korespondencji codziennej powinna mieć świadomość, że każde przedsiębiorstwo ma własne procedury wewnętrzne i przyzwyczajenia związane z obiegiem dokumentów. Dlatego przed wdrożeniem zmian podmiot powinien przeprowadzić audyt. Pozwoli on dobrać rozwiązania w taki sposób, aby nie zaburzały one dotychczasowego rytmu funkcjonowania firmy. Precyzyjnie określi on również zakres wsparcia zewnętrznego podmiotu.

Outsourcing korespondencji codziennej – dlaczego warto?

Zlecając obsługę korespondencji codziennej firmie zewnętrznej, przede wszystkim odciążasz swoich pracowników. W efekcie mogą się oni zająć innymi, ważnymi z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa kwestiami. Najpewniej bowiem dysponują oni mniej profesjonalnymi narzędziami do obsługi korespondencji codziennej, a nawet niektóre działania wykonują ręcznie, co obniża ich produktywność.

Co więcej, outsourcing korespondencji codziennej jest po prostu opłacalny. Może obniżyć koszty  obsługi przesyłek nawet o 60 proc. Wpływ ma na to chociażby fakt, że profesjonalny podmiot zewnętrzny może wynegocjować lepsze ceny materiałów biurowych oraz niższe opłaty pocztowe. Najczęściej dysponuje również profesjonalnym sprzętem, który jest niezwykle wydajny i tani w eksploatacji.

Wydajny sprzęt oznacza również szybszą obsługę korespondencji codziennej, co nie pozostaje bez wpływu na zadowolenie klientów. Ekspresowy obieg dokumentacji usprawnia również procesy w firmie. Szybka obsługa to zasługa nie tylko wysokiej jakości sprzętu, ale również doświadczonego personelu, który ma wypracowane określone procedury działania.

Źródło: TOPLOGISTIC – korespondencja masowa

Article Categories:
Biznes · Lifestyle · Technologie

Comments are closed.