Niszczenie dokumentacji papierowej należy do obowiązków podmiotów, które gromadzą i przetwarzają dokumenty zawierające dane osobowe. Jak przeprowadzić taki proces, aby był on skuteczny, bezpieczny i zoptymalizowany pod względem kosztów? Na te pytania postaramy odpowiedzieć się w niniejszym artykule.
Czy niszczenie dokumentacji jest konieczne
Każdy podmiot gromadzący i przetwarzający dokumenty zawierające dane osobowe, zobowiązany jest do przestrzegania przepisów wynikających z rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Nakładają one szereg obowiązków, których celem jest zabezpieczenie przed wyciekiem danych osobowych. Niszczenie dokumentacji jest jednym ze sposobów przetwarzania materiałów, dlatego też podlega pod przepisy RODO.
Warto podkreślić, że nie każda dokumentacja musi być zniszczona zgodnie z przepisami RODO — dotyczy to wyłącznie dokumentów zawierających dane osobowe. Niemniej jednak w firmach, instytucjach i organizacje wytwarza się ogromne ilości dokumentów zawierających takie informacje.
Skuteczne niszczenie dokumentów — jak to zrobić
Najlepsze efekty w zakresie skutecznego niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe daje mechaniczna utylizacja dokumentacji. Realizują ją profesjonalne firmy, które dysponują niszczarniami wyposażonymi w przemysłowe niszczarki. Urządzenia te zapewniają niszczenie dokumentów zgodne z normą DIN 66399, która gwarantuje zniszczenie dokumentów uniemożliwiające odczytanie zawartych na nich informacji. Co więcej, firmy takie zapewniają dodatkowe zabezpieczenia w trakcie transportu materiału do zniszczenia oraz oferują protokoły zniszczenia uzupełnione o dokumentację zdjęciową i filmową wykonaną podczas procesu.
Warto wspomnieć, że profesjonalne firmy wykonują utylizację dokumentów zarówno w wersji papierowej, jak i tych zapisanych na nośnikach danych. Należy podkreślić, że proces niszczenia dokumentów papierowych i tych zapisanych na nośnikach danych przebiega inaczej. Pierwsze wykonane są przez maszyny tnące, które pracują ze średnią wydajnością 300 kg na godzinę tnąc dokumenty papierowe na drobne ścinki. Nośniki danych natomiast niszczone są za pomocą metody mechanicznej. Zniszczona dokumentacja papierowa oraz nośniki danych poddawane są utylizacji i recyklingowi.
Jak sprawić, żeby niszczenie dokumentów było tanie?
W dobie dążenia do ograniczenia kosztów działalności firmy i organizacji klienci zainteresowani są uzyskaniem jak najlepszych cen za usługę niszczenia dokumentów. Co można zrobić, aby obniżyć wydatek za utylizację materiałów zawierających dane osobowe? Kluczowa jest odpowiednia segregacja materiałów przed przekazaniem ich w firmie niszczącej dokumenty. Cena za zniszczenie dokumentów zmieszanych, czyli takich, które zawierają elementy plastikowe, papierowe, metalowe czy tekturowe jest znacznie wyższa, niż posegregowanych materiałów zgodnie z rodzajem surowca. Dlatego też przed dodaniem materiałów do zniszczenia warto oddzielić od kartek papieru segregatory, wypiąć zszywacze i spinacze oraz usunąć koszulki i inne elementy wykonane z folii i plastiku. Czynność ta pozwoli zaoszczędzić znaczną kwotę. Z czego wynika oszczędność? Otóż przed zniszczeniem zmieszanej dokumentacji firma przeprowadzająca proces Musi samodzielnie wykonać segregację materiałów. Związane jest to z tym, że materiały, które podlegają zniszczeniu, przed procesem utylizacji muszą być segregowane zgodnie z surowcem. Inaczej nie byłoby możliwości przekazać ich do recyklingu.
Innym sposobem na tanie niszczenie dokumentacji jest wykorzystanie biurowych niszczarek. w ten sposób sprawdza się w przypadku systematycznego niszczenia zdezaktualizowanej lub błędnie wykonanej dokumentacji. Warto pamiętać jednak, że urządzenia takie muszą posiadać odpowiednią klasę niszczenia, która zapewni skuteczne cięcie materiałów na skrawki papieru, których nie będzie można odzyskać zapisanych na nich uprzednio danych.